Algemeen

Evenementenconsulenten als wegwijzers naar een feestje

TUBBERGEN/DINKELLAND – Bert Oelen en Sylvia Olde Klieverik zijn vanaf eind vorig jaar de evenementenconsulenten bij Noaberkracht. Samen adviseert en informeert het zogenaamde E-team  organisatoren van evenementen in de gemeenten Tubbergen en Dinkelland over uiteenlopende zaken die bij het houden van een feestje komen kijken. Waar dienen vergunningen te worden aangevraagd, aan welke eisen moet een feesttent voldoen en hoe zit het met het aantal toegestane decibels, zijn een aantal veel voorkomende vragen waarop het tweetal antwoord kan geven. Want een feestje gaat de evenementenconsulenten niet gauw te gek. Maar het moet wel veilig  verantwoord zijn.

Bert Oelen en Sylvia Olde Klieverik denken met de evenementenorganisaties mee. Hierbij fungeren ze als een soort wegwijzer, een encyclopedie boordevol informatie over alles wat er komt kijken bij het houden van een evenement. En indien nodig benaderen zij vakspecialisten binnen de eigen organisatie.

 

Samenwerking

Een onderdeel van een vergunningsaanvraag is het veiligheidsplan. Mogelijke scenario’s zijn hiervan een belangrijk onderdeel. “Dat wordt door organisatoren weleens als overdreven gezien”,  vertelt Bert Oelen. “Want hoe groot is nu de kans op een bommelding? Maar wat ook onwaarschijnlijk leek was windkracht negen tijdens de carnavalsoptochten. Dat gebeurde wel. Dan is het goed dat er vooraf nagedacht is over een dergelijke situatie en dat de te volgen procedure beschreven staat. Bewustwording, daar gaat het om. Wij proberen daar aan bij te dragen.” “Dat wil niet zeggen dat wij een ouderrol op ons nemen”,  benadrukt Olde Klieverik. “Wij staan niet boven de organisaties met een belerend opgestoken vinger van dat mag wel en dat mag niet. We gaan juist een samenwerking aan, op gelijk niveau.”

 

Ervaring

De evenementenconsulenten zijn een voortvloeisel uit het project evenementenveiligheid dat vorig jaar plaatsvond. “Een van de onderwerpen was: waar loop je als evenementenorganisatie tegenaan?”,  legt Oelen uit. Uit de reacties bleek dat de doelgroep behoefte had aan mensen die tijdens de voorbereiding als wegwijzers wilden fungeren. Vanwege mijn functie als toezichthouder bij Noaberkracht was ik bij het project betrokken. Sylvia werkt op de afdeling vergunningen voor evenementen, bij dezelfde organisatie. We besloten om deze taak op ons te nemen.. Na de buurtman of buurtvrouw en bedrijfsconsulenten die ieder dorp heeft, en de zogeheten COR’s: Contactpersonen Openbare Ruimte sluit een evenementenconsulent daar goed bij aan.” Bang voor belangenverstrengelingen door zijn werk als toezichthouder is hij niet. “Waar ik naartoe ga als evenementenconsulent sla ik als toezichthouder natuurlijk over. Anders kun je gauw, spreekwoordelijk gezegd, met je vingers tussen de deur komen. En er zijn gelukkig veel evenementen in de gemeenten Tubbergen en Dinkelland waarover ik niet adviseer als consulent. Dat maakt dat beide functies prima te combineren zijn.” Om elkaar goed aan te vullen en ervaring op te doen gaat het E-team de komende periode voornamelijk samen op pad.

 

Hulp en advies tot aan de vergunningsaanvraag

Het zijn veelal organisatoren die voor het eerst een activiteit of evenement op poten zetten die de hulp van het E-team goed kunnen gebruiken. Olde Klieverik: “Organisaties van bestaande evenementen weten vaak wel welke stappen er genomen moeten worden. Voor nieuwkomers is dit anders. Allereerst gaan we met hen in gesprek. We nemen ze bij de hand en begeleiden ze in het proces naar het evenement toe”,  licht ze toe. “Sommige onderwerpen vereisen een specifiek advies, zoals verkeersveiligheid en geluidsnormering. Wij weten niet alles en informeren in dat geval bij collega’s of vakspecialisten binnen onze organisatie en proberen om zo snel mogelijk te antwoorden. Uiteindelijk kan de vergunningsaanvraag worden ingediend.” Dit moet twaalf weken voor aanvang van het geplande evenement gebeuren. Met het daadwerkelijk invullen van de vergunningsaanvraag helpen de  evenementenconsulenten niet. Dat moeten de organisatoren zelf doen. Maar de consulenten verwachten dat dit vergemakkelijkt wordt door de verkregen informatie over de verschillende stappen binnen het aanvraagtraject.

De evenementenconsulten zijn bereikbaar via het algemene telefoonnummer van de gemeente Tubbergen: 0546-628000 en gemeente Dinkelland: 0541-854100.